Оргвопросы по семинарам,консультациям. Для организаторов.

В дополнение к этому: специалист,курирующий ребенка и желающий присутствовать на консультации, 
а). приносит с собой индивидуальный план коррекционной работы с вашим ребенком 
б). результаты промежуточных скринингов продвижения по составленной этим специалистом программе либо АТЕС за период ведения ребенка.
в). рабочие материалы (рисунки,прописи,видео занятий) 

Уважаеме родители, если Вы планируете обучать своего специалист за счет времени консультации и за свой счет (1000 р\час за специалиста) - ваше право. Не рекомендую пытаться за 60 минут получить консультацию по ребенку и выучить специалиста работе с ним. Результат не удовлетворит никого. 

Повторюсь,что обучение приглашенного Вами специалиста в ходе консультации, называется обучением на рабочем месте и является платной услугой,не входящей в стоимость консультации. (Вопрос платности рассматривается по предварительной договоренности)

Организаторов семинаров и консультаций очень прошу донести это до всех родителей, планирующих приходить со своими специалистами, данные специалиста (ФИО, контактная информация, место работы, должность) нужно будет тоже указать в предварительной заявке (если у него есть Интернет дома или на работе).

Если семья планирует придти со вторым ребнком потому что не с кем его оставить дома, позаботьтесь заранее о том, чтобы второго ребенка не было в комнате консультации! Организуйте комнату ожидания, предложите родителям придти вдвоем и оставить второго ребенка на попечение одного из родителей (родственников)

Уважаемые мамы, берущие на себя организацию встреч и семинаров. Пожалуйста, СНАЧАЛА узнайте у тех, кто уже этим успешно занимался и у тех, кого вы хотите пригласить, что от вас потребуется.

Т.е. вас не должно удивлять за 5 минут до начала лекции, что для выступлений нужен компьютер, что нужно обеспечить показ слайдов, нужно проводить видеозапись семинара (или же нельзя записывать его на видео), что человеку, который выступает, элементарно нужно обеспечить наличие жидкости на столе. Несколько часов говорить очень сложно без этого, могу вас заверить по своему опыту.

Вы должны узнать что нужно обеспечить специалиста питанием, проживанием, трансфером за счет принимающей стороны. Вы должны покрыть ему на это расходы. Не говоря уже о том, что вы должны оговорить с ним ЗАРАНЕЕ оплату его услуг. Это делать нужно обязательно заранее т.к. вы при расчете стоимости входного билета должны учесть и эту сумму, и сумму, которую потратите на проживание, транспортировку, питание специалиста, а также те деньги, которые вам нужно будет потратить на организацию. Если всего этого не сделать вам просто может не хватить средств, чтобы покрыть все расходы. Даже если вы привлекаете спенсоров, вам, опять же, нужно СНАЧАЛА расписать все планируемые расходы чтобы получить с него нужную сумму. 

Далее, специалист должен заранее знать что вы от него ожидаете (формируете четкий запрос темы, целей). Люди должны заранее знать, какие документы они получат после окончания семинара, если таковое предусмотрено договором. Это обязательно нужно делать заранее, чтобы никто потом не считал себя обманутым. 

Еще по несколько слов по каждому из этих пунктов в отдельности. 

По поводу технического обеспечения.

Если планируется видеосвязь с регионами по и-нет, это требует хорошего и-нета на обоих концах сети. Поэтому вам нужно заранее протестировать канал чтобы быть уверенными, что вы сможете предоставить людям тот сервис, на который они рассчитывают. На всех конференциях всегда есть специалисты, которые обеспечивают тех. поддержку. Это и проверка звука – микрофон должен работать, если помещение достаточно большое. И установка /контроль видео- звукозаписывающих устройств. И наладка компьютера. И наладка проектора для показа слайдов. Эти люди приходят заранее, минимум за час, даже если оборудование все отлажено еще накануне! Специалист не должен приходит первым, искать ключи, удлинители, подключать сам компьютер. 

Питание: часто наши специалисты имеют серьезные ограничения по питанию, этот вопрос должен быть оговорен заранее. То же касается и питья. 

Жилье: оговорите заранее какие требования к жилью у специалиста. Кому-то нужно отсутствие перьевой подушки в номере, кому-то важно чтобы комната была не прокурена. Кто-то не может подняться на 4 этаж без лифта. 

Трансфер, перемещение по городу: либо вы ее обеспечиваете своими силами, либо вы выделяете специалисту деньги на такси. Это тоже все должно быть обговорено заранее. 

Проезд до места и обратно: либо вы заказываете билеты с учетом пожеланий специалиста, либо вы компенсируете ему сумму за билеты. ВСЮ сумму, как вы уже догадались, вы тоже должны знать заранее т.к. они должны быть уже заложены в ваши расходы на момент оглашения цены на семинары! 

Питание во время семинара для участников: обычно сумма на это тоже закладывается в расходы. Чаще это просто вода-чай-кофе, печенье. Решите заранее кто за это будет отвечать. Чайники, чашки, тарелки, салфетки – все это вам тоже понадобится. Закупка одноразовой посуды экономит тут много нервов. 
 

Не забывайте, что помещение, в котором вы планируете проводить семинар, нужно привести в порядок ЗАРАНЕЕ. Проверьте чисто ли там, нет ли неприятных запахов. В процессе проведения может понадобиться систематическое проветривание, если к-во людей будет слишком большим при малом помещении. Значит перерывы должны быть назначены чаще. Т.е. вы заранее должны знать и количество участников. 

Проверьте туалеты. Подумайте заранее, где иногородние смогут оставить свои вещи. На Autism One можно было сдать свою сумку охранникам, получив номерок, это сильно упрощало жизнь и не нагромождало помещения где проводились лекции. 

Распечатайте заранее все раздаточные материалы. И те, которые готовите сами, и те, которые хотел бы распространить специалист. Опять таки, при этом вы уже должны представлять себе сколько участников семинара у вас будет. 

Не забудьте спросить специалиста как он относится к записи видео- аудио- или фотографированию на семинаре его участниками. Обычно это просто запрещают делать без согласования с администрацией.

Когда будете распечатывать расписание докладов с указанием времени, тематик, перерывов, внизу напечатайте правила поведения для участников семинара. Там же вы сможете указать и эти условия. Обязательно там же укажите, что сотовые телефоны должны быть отключены или как минимум переведены в режим вибрации. Все понимают, что родителям особых детей может понадобиться экстренная связь с домом, но напишите в правилах, что для разговора по телефону нужно предварительно покинуть аудиторию. 

Никогда не забывайте: специалист он тоже живой человек. И если вы его примете плохо, в следующий раз он к вам уже не поедет ни за какие деньги.

Elena Matsneva Certified Nutritional Consultant

http://www.childneurologyinfo.com

Задача организатора: 
1. На сайте  http://sensint.ru/ ознакомиться с перечнем  и тематикой  выездных семинаров, мастер-классов, тренингов, супервизий. 

2. Выбрать необходимые темы мероприятий и даты проведения. 

3. Определиться с количеством участников. (Минимальное количество участников семинара для специалистов – 6 человек. Минимальное количество  участников семинара для родителей не оговаривается.

На ряд мастер-классов, супервизий,  связанных с  индивидуальной работой с ребенком, его семьей и  с присутствующими специалистами, количество участников может быть  строго ограничено.

На практические тренинги количество участников оговаривается дополнительно. Уточнить данные можно по адресу enenro @ gmail.com.  

ФОТО,ВИДЕОСЪЕМКА И АУДИОЗАПИСЬ ЗАПРЕЩЕНЫ либо оговариваются особыми условиями!

Оранизаторы готовят и дают подписать соответствующий договор участникам ( запросить у Ененковой Л.Н.)

4. Подобрать подходящее для семинара помещение. 

5. Прислать заявку на организацию семинара, мастер-класса, супервизии ,если Вы выступаете как организатор на enenro @ gmail.ru.  

6. Согласовать все детали с Л.Н. Ененковой. 

7. Собрать предоплату с участников (из этой суммы Вы оплачиваете все расходы по аренде, переезду и проживанию преподавателя в гостинице). 

8. Логистика мероприятия (встреча и регистрация участников, присутствие организатора на мероприятии).  

 
Условия проезда, перелета и проживания 
Организация проезда, перелета, проживание в гостинице, все виды трансфера и питание оплачивается принимающей стороной.   

1. Перелёт. 
1-2 билета (в зависимости от необходимости в помощнике) обычным/бизнес классом (в зависимости от авиакомпании). Время вылетов обязательно согласовать. 
Дискаунтерами перелеты не заказывать. 
Обязательно проверять правильность написания имени и фамилии в авиабилетах. 
 Обязательно проверять номер паспорта! 

2. Проживание

Гостиница оплачивается  за сутки до мероприятия и до времени вылета, если не оговорено особыми условиями   
 3*** или 4**** 
Одноместный номер, класса полу-люкс или обычный (в зависимости от гостиницы, определяется индивидуально в каждом случае). 

В номере обязательно должен быть оплаченный доступ в интернет по wi-fi, питьевая вода.

  Если специалист приезжает более, чем на 3 дня, снимается квартира рядом с местом работы.

1- 2 комнатная квартира (если специалист приезжает на  авторский курс с помощником) с оплаченным доступом в Интернет по Wi-Fi, с современной мебелью, укомплектованной кухней, стиральной машиной.

3. Питание: оплаченный завтрак и ужин  в гостинице.В общей сложности питание в гостинице и за её пределами - 2-х разовое.  

4. Оплата: 
Время под мастер-класс, тренинг бронируется только при предоплате 20% от гонорара (невозвратный). Остаток (80%)  выплачивается не позднее, чем за 1 час до начала  мероприятия. После проведения мероприятия организатор получает 10% от оплаты тренера, если есть такая договоренность.   
Официальный сайт: http://sensint.ru/
  
По всем вопросам обращайтесь: enenro @ gmail.com   

Уважаемые организаторы!

1. Пожалуйста, после получения согласия от эксперта принять участие в Вашем мероприятии - озаботьтесь тем, чтобы его цели (которые желательно уточнять сразу) были не менее потенциально достигаемы в режиме сотрудничества, чем Ваши.

2. Если эксперт выступает бесплатно на Вашем платном мероприятии, и тем более летит за свой счёт (так иногда тоже бывает даже у самых востребованных спикеров и отнюдь не потому, что они себя не ценят) - озаботьтесь, как минимум, достойной встречей и предложением размещения, а также и особенно тем, чтобы он(а) реально получила достаточную аудиторию, новые контакты, требуемые знакомства в кулуарах (список интересующих уточните заранее и отработайте на месте) и качественную обратную связь от участников и т.д.

3. Обменяйтесь идеями и форматами взаимного промо до, во время и после мероприятия - когда и как он(а) пиарит Ваше мероприятие, а когда наоборот. Составьте сводный календарный план и доброжелательно контролируйте/обеспечивайте его выполнение. Не умеете сами - наймите специалистов или просто заблаговременно обратитесь за помощью к тематическим экспертам, не забыв потом их многократно поблагодарить в публичном инфополе за такую поддержку в случае согласия.

4. Договаривайтесь о деталях "на берегу". Разработайте свод правил для своего мероприятия и заключите с каждым экспертом соглашение о сотрудничестве (которое вполне и легитимно может быть как коммерческим, так и некоммерческим) - что нужно, что можно и чего не надо и/или нельзя. 

5. Учитывайте, что персональный маркетинг кого-либо из приглашённых Вами выступающих, вне зависимости от их привычных традиций и/или Ваших прогнозов и ожиданий, может внезапно дискредитировать другого эксперта или само Ваше мероприятие и изменить градус отношения к Вам и Вашим ивентам в индустрии в целом. Исключите такие риски юридически. 

6. Ни в какой ситуации не ставьте интересы одного из приглашённых экспертов выше остальных или просто другого - Вы же формировали программу, руководствуясь интересами участников, и все люди в ней заявлены не просто так, правда? Ответственность за подобные события, как и некачественная модерация/нарушения тайминга и т.д. - только на Вашей стороне.

7. Единственные исключения - Ваши генеральные и просто спонсоры. Не забудьте уделять им повышенное внимание на всех этапах рекламных кампаний мероприятия и обеспечить частоту целевых упоминаний в докладах тематических экспертов.

8. Если выступления Ваших спикеров рассчитаны на разный уровень подготовки слушателей и/или принципиально разные по цели донесения контента - делайте специальные пометки в программе сразу.

9. Никогда и никак не сравнивайте выступления практиков изнутри рынка (для которых паблик спикинг не является профильной деятельностью и основная цель выступления которых никак не "феерическое шоу" ни для самих экспертов, ни для участников мероприятия) с приглашаемыми Вами special guest stars из других индустрий.

10. Хотите оценивать полезность выступлений - разработайте прозрачную модель заблаговременно и, как минимум, известите заранее всех экспертов, как именно, когда и зачем это будет происходить. В идеале - проводить такую оценку в Live-режиме СРАЗУ после завершения доклада, пока впечатления от множественных выступлений не наложились у слушателей друг на друга. Эксперт сможет сам увидеть эту информацию и корректность сбора мнений, интерперетировать её для себя и т.д. В дальнейшем будет достаточно обозначить нескольких лучших, не травмировав ЧСВ тех, кто в этот список не попадёт, а у Вас в архивах останутся точные данные для дальнейшего осмысления и планирования приглашений на следующие мероприятия.

11. Выполняйте свои обязательства перед всеми экспертами полностью (в том числе - по элементарным личному вниманию и благодарности) вне зависимости от Вашей усталости, настроения, личных предпочтений, форсмажоров и т.д. Вы сами выбрали себе этот бизнес и себя в нём, а значит знали, на что идёте. А вот эксперты работают не "ударными рывками", обычно у них вполне себе плановые работа и/или бизнес, которые отложены ради того, чтобы Вы могли успешно делать свой. Помните об этом, пожалуйста, даже когда "валитесь с ног" и пятые сутки спите урывками.

12. Накосячили - извинитесь. С конкретикой: за что, перед кем и почему только сейчас, если наиболее своевременный момент был упущен ранее. В публичном информационном поле, без вариантов. Если захотите - продублируйте персонально в ЛС, но обязательства исправить ошибки вместе с извинениями принимайте, пожалуйста, публично и только так. Принимайте на себя реальную ответственность за происходящее в контексте Ваших мероприятий - не ошибаются известно кто, а вот отмалчиваются только те, кому нечего ответить обычно. Соответственно, их мотивация уклоняться от ответов не понятна всем, кто наблюдает "с попкорном", что позволяет последним сделать и обсудить с коллегами любые самостоятельные выводы, о которых организаторы даже не узнают...

Наталья Прачук

Как пригласить спикера на мероприятие, если вы не знакомы с ним лично?

Не секрет, что «громкие имена» способны привлечь аудиторию на любое мероприятие. Где и как искать таких спикеров – тема сегодняшней карточки.

1. Через общих знакомых. Помните правило пяти рукопожатий? Это самый надёжный и короткий способ, который помогает «пробиться» к известным и востребованным персонам.

2. На мероприятиях. Тот редкий случай, когда выступающие спикеры доступны для общения. Подойдите в перерыве к интересующему вас человеку и постарайтесь заинтриговать его вашим мероприятием. С большой долей вероятности разговор не завершится без взаимного обмена контактами.

3. В организации, где работает спикер или с которыми он сотрудничает. Так, например, можно пригласить лектора через университет или научно-исследовательский институт.

4. Через соцсети. Соцсети удобны не только несложным поиском, но и возможностью написать любому пользователю, в том числе и знаменитому. К тому же, если ваше сообщение останется в этот раз без ответа, у потенциального спикера будет возможность написать вам позже, если он всё же передумает.

Как и кому рассказать о своём мероприятии, чтобы сделать его успешным?

Популярность вашего мероприятия будет напрямую зависеть от того, насколько эффективно вы сможете донести информацию о нём до вашей целевой аудитории. Для этого мы предлагаем использовать восемь проверенных способов:

1. Наверняка у вашей организации есть сайт — опубликуйте анонс мероприятия на главной странице, а чтобы он выделялся можно использовать фотографии, изображения или видеоролики.
2. Обязательно включите анонс о мероприятии в электронную рассылку.
3. Сообщите о мероприятии на страницах вашей организации в соцсетях и попросите подписчиков поделиться этой новостью с друзьями. Фэйсбук и ВКонтакте позволяют создавать специальную страницу для вашего мероприятия. Сделайте это и пригласите на него ваших подписчиков.
4. Не ограничивайте себя одним лишь текстом: снимите короткое видео-приглашение и разместите его в Интернете.
5. Качественно подготовленный пресс-релиз поможет СМИ заинтересоваться вашим мероприятием.
6. Обратитесь в центры поддержки НКО, а также партнёрские организации с просьбой разместить анонс вашего мероприятия на их сайтах.
7. Эксперты, спикеры, докладчики, модераторы и другие ключевые участники мероприятия тоже отличный канал для распространения информации. Попросите их поделиться анонсом со своей аудиторией.
8. Место проведения мероприятия тоже обладает возможностью для рекламы. Воспользуйтесь ею.

Чтобы узнать, какие способы распространения информации оказались самыми эффективными, проведите опрос среди участников.